Definice

Z Reporting Wiki
Přejít na: navigace, hledání
Definice - přehled záložek

V režimu Definice má uživatel s odpovídající rolí především možnost vytvářet reporty. Jednoduše následujícím postupem:

Veškeré vytvořené reporty lze pochopitelně dále modifikovat a jednoduše vytvářet další, z původních odvozené. Kromě tvorby samotných reportů od jejich založení, přes definici řádků až po definici stromu se v režimu Definice nastavují i Účty, Grafy, Forecast a Styly.


Důležité upozornění:

Pro efektivní postup v rámci definice výše popisovaných struktur doporučujeme kombinovat práci s režimem Import.


Reporty

Nastavení reportu
Výběr reportu ve financích


Vytvoření nebo modifikace reportu: V této sekci lze vytvářet nové nebo upravovat již vytvořené reporty. Postupně je potřeba do formuláře zadat tyto informace:

  1. Název reportu - automaticky se zobrazí v záhlaví Modulu Finance;
  2. Default-ní hodnota - DropBox. Zde určujete, jaká hodnota být v reportu zobrazena jako výchozí. Na výběr máte tyto hodnoty: Počáteční stav, Má dáti, Dal, Obrat, Konečný stav;
  3. Pořadí - určuje v jakém pořadí se bude zobrazovat daný report v modulu finance viz. obr. výběr reportu ve financích;
  4. Desetinná místa - určuje počet desetinných míst v reportu. Toto nastavení můžete dodatečně selektivně měnit pro konkrétní řádky v Definici řádků;
  5. Zobrazovat prázdné řádky - ovlivňuje výslednou prezentaci reportu. Tímto parametrem se řídí, zda se mají řádky bez obsahu skrýt, nebo zobrazit s nulou;
  6. Zobrazovat nuly - Tímto parametrem se řídí, zda se má v řádku kde nejsou žádná výpočetní data pro vypočítání ukazatele zobrazit nula nebo má být prázdná;
  7. Uživatelé - zde se definují přístupová práva uživatelů ke konkrétním reportům;
  8. Styl - zde se definuje použití předem nadefinovaného Styly pro report a řádku, které budeme chtít zobrazovat v reportu;
  9. Koš - zde touto ikonou odstraníme daný report;
  10. Poznámka - zde lze zadat krátký popis reportu, který se zobrazí v modulu Finance;
  11. Vytvořil - Osoba, která vytvořila report;
  12. Vytvořeno - Datum vytvoření reportu;


Zadané hodnoty potvrdíte tlačítkem "Uložit změny". Pomocí tlačítka "Zahodit změny" odstraníte změny, které vznikly během vytvořením / úpravy reportu. Koš odstraní vytvořený report.
U reportu se dá přiřadit jednotlivé styly k jednotlivým řádkům a hodnotám, vypočítaným ukazatelům, podle toho jestli jsou větší, menší nebo rovny (=<, =>, <, >) než je dána hraniční hodnota. Lze také vybírat už předem nadefinovaný Styly.

Styly pro daný report















Řádky

V sekci Řádky po vybrání konkrétního reportu můžete vytvářet nové nebo editovat již vytvořené řádky.

Definice řádku



Postupně zde zadáte tyto parametry:

  1. Plus - kliknutím na plus přidáte nový řádek;
  2. Název řádku - vyplníte systémový název řádku. K tomuto názvu později definujete obsah řádku;
  3. Popis - zde vyplníte Popis řádku, který se bude zobrazovat při prezentaci reportu v modulu Finance;
  4. Vzorec - zde vyplníte vzorec, který potřebujete k vypočítání ukazatele;
  5. Agregované - označuje, zda se jedná o agregovaný řádek z jiného řádku, v jiném reportu;
  6. Strom - ovlivňuje, zda daný řádek budeme moci vložit do stromové struktury viz. strom v modulu Definice;
  7. Zobrazit řádek - určuje, zda se daný řádek v reportu bude zobrazovat nebo zůstane skrytý vyvolá se tím nástroj Outline. Skryté řádky typicky slouží jako pomocné řádky pro definici vypočítaných ukazatelů;
  8. Drill to Detail - ovlivňuje, zda daný řádek bude podporovat funkci Drill To Detail;
  9. Odsazení - zde je možné zadat hodnotu v pixelech levé odsazení popisu příslušného řádku;
  10. Desetinná místa - Zde lze pro daný řádek nezávisle na obecném nastavení reportu určit počet desetinných míst;
  11. Procenta - lze definovat vlastnost řádku, aby se zobrazoval v procentech;
  12. Invertovat - tato služba obrací znaménko;
  13. Transakce s chybějící definicí - zobrazí se transakce chybějící definicí, které byli do reportingu nahrány;
  14. Vytvořil - zde se zobrazila osoba, která řádek vytvořila;
  15. Vytvořeno - zde se zobrazil datum vytvoření řádku;
  16. Koš - koš slouží k odstranění jednotlivých řádků;
  17. Překlad - umožňuje uživateli zadat překlad daného řádku, který se zobrazí jinému uživateli při přepnutí do jiného jazyka;
  18. Styly - DropBox. Zde má uživatel na výběr řadu předdefinovaných stylů. Nezávisle může určit styly pro samotné řádky, hodnoty v těchto řádcích, hodnoty pro rozdíly v nominální a procentní hodnotě;
Styly k danému řádku











Zadané hodnoty potvrdíte tlačítkem "Uložit změny". Pomocí tlačítka "Zahodit změny" můžete odstranit vytvořené řádky, které nebyly uloženy.


Poznámka: Definici řádků lze efektivně provést např. v tabulce MS Excel. Výsledné úpravy lze snadno importovat v režimu Import.

Strom

Vytvoření nové vazby

Stromová struktura reportu


Prostřednictvím stromu se definuje samotná strukturu reportu. Vychází přitom z již vytvořených Řádků. Pomocí nadřazených a podřazených vazeb se zde definuje funkcí Outline struktura zobrazení a agregace v úrovních.

Příklad:

Řádek 7100 - Stav hotovosti na konci období obsahuje řádek 7000 - Finanční pozice. Finanční pozice zase řádek ROZDÍL VÝNOSŮ A NÁKLADŮ. A řádek ROZDÍL VÝNOSŮ A NÁKLADŮ opět obsahuje další řádek Výnosy celkem a Výnosy celkem Tržby za kurzy a semináře.



Pro vytvoření vrcholového prvku reportu, v našem případě řádku Stav hotovosti na konci období, použijeme tlačítko zelené plus (+). V zobrazeném novém řádku postupně doplníme tyto údaje:

  1. Řádek - vyplníme relevantní řádek. V našem případě Stav hotovosti na konci období;
  2. Koeficient - zpravidla se vyplní "1". V případě složitějších požadavků na zobrazení (například pro zohlednění poměrné alokace nákladů) je možné vyplnit alternativně například hodnotu 0,25 pro 25 % alokaci;
  3. Hodnota KS - zobrazení stavu - využívá se hlavně pro bilanční reporty (Rozvaha), případně pro zobrazení konečného kumulovaných výsledků (YTD). Lze dodatečně zvolit zobrazení pouze kladných, pouze záporných nebo všech hodnot;
  4. Pořadí - určuje pořadí tohoto řádku v prezentaci Modelu Finance. Zisk je sice nejvyšší úroveň v reportu, ale jako celkový součet jsme zvyklí ho nalézat dole, proto zde zadáme nejvyšší konstantu 1000;
  5. Koš - odstraní nově vzniklý řádek;



Editace a vytvoreni podrazene vazby



Pro editaci již vytvořené vazby upravíte jednotlivá pole, která potřebujete upravit (Řádek, Hodnota KS, Koeficient, Pořadí). Pro vytvoření podřazené vazby použijte zelené plus(+) u daného řádku kde budete chtít vazbu vytvořit. V našem případě můžete pod řádek 7100 Stav hotovosti na konci období přidat podřazenou vazbu 7000 - Finanční pozice. Pro odstranění vazby použijete hnědý koš.

Editace a vytvoření vazeb



Po použití funkce zelené plus(+) u nadřazeného řádku a vyplníme tyto informace:

  1. Název řádku - Vyplníme relevantní řádek. V našem případě 7000 - Finanční pozice;
  2. Koeficient - vyplníme koeficient a tím určíme zda daná hodnota bude v +/-;
  3. Konstanta, Hodnota KS - zde platí stejná pravidla. Viz výše Koeficient;
  4. Pořadí - Opět vyplníme konstantu, která určuje pořadí řádku v prezentaci Modulu Finance.



Definice obsahu reportu

Definice obsahu reportu

Pokud již máme vytvořenou kompletní strukturu reportu, můžeme přejít k definici obsahu. Definice je vždy vázána na konkrétní období, proto je tedy potřeba zvolit příslušný rok. Po vybrání roku pokračujeme funkcí Účty.


V rámci formuláře "Účty" vyplníte postupně tyto informace:

  1. Číslo účtu: Zde postačí zadat počáteční znaky čísla účtu (např. 518) a systém vám automaticky nabídne všechny účty, které začínají příslušnou sekvencí znaků.
  2. Koeficient: aplikace standardně zachovává klasickou účetní znaménkovou konvenci. To znamená, že hodnoty na straně Má dáti jsou zobrazovány jako kladné. Naopak hodnoty ze strany Dal jsou zobrazovány jako záporné. Pokud tedy sestavujete výsledkový report, kde chcete výnosy zobrazit kladně a náklady záporně, použijete konstantu -1. Při tvorbě složitějších reportů, jako je poměrná alokace nákladů, můžete také použít poměrné číslo, například 0,25 pro zohlednění 25 % kontribuce původní hodnoty;
  3. Dimenze: Obsah řádků můžete efektivně omezit podle jakékoli dimenze obsažené v modulu Finance. Takto můžete efektivně vytvářet například Výkaz zisků a ztrát v účelovém členění, nebo selektivní reporty jako Přehled tržeb po jednotlivých obchodnících.




Definice obsahu reportu

Poznámka: Definici obsahu reportu lze efektivně provést např. v prostředí MS Excel a výsledné úpravy úspěšně importovat v rámci režimu Import definice řádků.


Pokud chcete provést opravu již vytvořené definice, stačí ve stejném formuláři kliknout na příslušný řádek.
Tento řádek můžete editovat po jednotlivých polích. Opravu potvrdíte tlačítkem uložit změny.
Pokud chcete daný řádek smazat, stačí ho vlevo označit košem a poté použít tlačítko uložit změny.







S vytvořenou definicí reportu můžeme dále pracovat pomocí navazujících funkcí:

  1. Kopírovat strom: automaticky zkopíruje definici z jednoho roku do následujícího;
  2. Smazat účty: smaže celou definici reportu pro daný rok;
  3. Přepočítat report: přepočítá report. Veškeré změny, které jste v reportu provedly, budou po přepočtu zobrazeny v modulu Finance;
  4. Obratová předvaha: vygeneruje standardní report Obratová předvaha z dat, které obsahuje daný report. Pomocí této kontrolní sestavy si můžete snadno a efektivně data z reportu odsouhlasit na účetní data z primárního systému.



Definice obsahu reportu



Účty

V této sekci získáte přehled o použití všech účtů v jednotlivých reportech. Po vybrání konkrétního reportu a daného období můžete seznam účtů fulltextově omezit podle čísla účtu nebo jeho názvu. Poté získáte informaci, kolikrát je daný účet v reportu použit. Po stisknutí tlačítka Export, získáte kontrolní výpis definice reportu. Tento výpis můžete použít pro automatický Import definice řádků.


Nově můžete upravovat účty po jednotlivých polích v jednotlivých řádcích, také zde uvidíte ve, které dimenzi byl daný účet zobrazen.

U těchto účtu také můžete měnit definici reportu způsobem popsaným v Import definice řádků. Následně můžete přiřazovat jednotlivé řádky reportu k relevantnímu účtu.

Účty



Vypočítané řádky

V sekci Řádky, po zvolení příslušného reportu, naleznete sloupec vzorec, když je v tomto sloupci vyplněný vzorec znamená to že je řádek vypočítaný.

Definice daného řádku ve sloupci vzorec :

  1. Potřebujeme vědět, který ukazatel potřebujeme vypočítat.
  2. Dále klikneme na znak "světle modré tužky" následně se otevře editační okno pro vytvoření vzorce. Vzorec lze napsat dvěma způsoby.
  1. Postup č. 1-
  Vzorec vždy začíná znakem "{". Po napsání tohoto znaku se zobrazí nápověda. S její pomocí si lze jednoduše zvolit jaká hodnota má být použita. Následně se nám zobrazí nápověda pro výběr řádku. Po zvolení řádku použijeme znaky pro součet "+", násobení "*" nebo jakýkoli jiný znak pro výpočet. Ve chvíli kdy máme vzorec hotov dáme Uložit. 
Zvolím si hodnotu
Zvolím si řádek ze, kterého budou hodnoty použity.




















  1. Postup č. 2-
- Vzorec vždy začíná znakem "{". Po napsání tohoto znaku se zobrazí nápověda. S její pomocí si lze jednoduše zvolit jaká hodnota je má být použita.
  Následně napíšeme hranatou závorku "[" následně se nám zobrazí nápověda po zvolení řádku se ve vzorci zobrazí název řádku. Následně použijeme znaky pro součet "+", násobení "*"          nebo jakýkoli jiný znak pro výpočet. Ve chvíli kdy máme vzorec hotov dáme Uložit.
Zvolíme si hodnotu, který se má ve vzorci použít.
Vybereme si řádek.




















Kdy si zvolit postup - č. 1, když budeme měnit názvy řádku, jelikož vzorec je vázán na ID daného řádku. Nevýhoda je, že nelze kopírovat vzorec do jiných reportů.
Kdy si zvolit postup - č. 2, když bychom chtěli vzorec kopírovat do více reportů se stejnými názvy řádků. Bohužel u toho postupu, když změníme Název řádku přestane vzorec fungovat, protože je vzorec navázán na název řádku.

Příklad vzorce (postup č. 1) -

{*:1240638}/{*:1240640}

Příklad vzorce (postup č. 2) -

{*:[100 Tržby zboží]}/{*:[300 Tržby celkem]}



Daný report nemusíme dávat přepočítat protože, všechny tyto vzorce se počítají automaticky po uložení změny a objeví se u daného řádku v modulu finance.

Agregované řádky

Agregované řádky

V sekci Řádky, po zvolení příslušného reportu, naleznete u řádků označených jako agregované, speciální ikonu. Hlavní výhodou agregovaného řádku je jeho rychlost načítání (typickou aplikací je report složený z agregovaných řádku použitý v Dashboardu). Složitě počítané výstupy, jako EBIT, lze velmi jednoduše, a hlavně rychle využít v dalších výstupech.

Po stisknutí této ikony otevřete formulář, ve kterém postupně zadáte tyto parametry:

  1. Vyberte zdrojový report, ze kterého budete chtít použít připravené dílčí výstupy;
  2. Vyberte řádek, který bude zdrojem obsahu agregovaného řádku;
  3. Úroveň umožňuje omezit úroveň analytických možností po jednotlivých dimenzí. Default-ně jsou přednastaveny použíti všech dimenzí, ale lze agregaci na určité úrovni, a tak zrychlit načítání, nebo omezit možnosti analýzy (např. pro LITE uživatele);
  4. Filtry použité, respektive vyloučené omezují výstupy dle vybraných dimenzí - typicky lze Zisk sledovat po jednotlivých nákladových střediscích či produktech;

Nastavení potvrdíte tlačítkem "Uložit";




Grafy

Graf

V této sekci lze po vybrání reportu upravovat stávající nebo vytvořit nové Grafy.

V zobrazeném formuláři postupně zadáte tyto atributy:

  1. Nový graf - Vytvoření nového grafu vytvoříte pomocí hnědého plus (+);
  2. Název Grafu. Pod tímto názvem jej následně naleznete v modelu Finance v sekci Grafy;
  3. Hodnota - DropBox. Zde vyberete, kterou reportovanou hodnotu chcete v grafu zobrazit;
  4. Invertovaný - Zde volíte způsob prezentace na ose X a Y. Bez výběru této funkce bude čas zobrazen na vodorovné ose X;
  5. Legenda - Volíte, zda se má ke grafu zobrazovat Legenda;
  6. Popisy - Volíte, zda se má k osám grafu zobrazovat Popis;
  7. Zde volíte druh grafu;
  8. Přidání řádků do grafu - Řádky do grafu přidáte pomocí světle modré tužky vedle hnědého plus (+);
  9. Odstranění grafu - Pomocí hnědého koše;

Graf se ukládá pomocí Uložit změny nebo Zahodit změny



  1. V dolním stavovém řádku do grafu přidáváte řádky, které chcete v grafu zobrazit. Výběr potvrdíte tlačítkem "Uložit".
  2. Koeficient - Zde můžete (jen pro účely zobrazení v grafu) otáčet znaménko zobrazovaných hodnot. Příklad: Pokud chcete v grafu porovnávat Tržby s Náklady, a Náklady máte v reportu zobrazené se záporným znaménkem, můžete pomocí koeficientu "-1" Náklady zobrazovat v grafu v kladných hodnotách.
  3. Odstranění řádku - pomocí hnědého koše.


Graf řádky



Forecast

Forecast

Do Reporting.cz je možné velmi rychle a jednoduše integrovat více metodami Plány a Forecasty. Více o finančním plánování najdete v samostatné sekci Cash Flow Management. Forecasty slouží ke zpřesnění plánu hospodaření společnosti pro daný rok využitím kombinace plánovaných hodnot a skutečnosti pro období, která již nastala. V této sekci popisujeme jednu z metod modelování Forecastu. S ní lze jednoduše vytvářet nové nebo upravovat stávající Forecasty.

V zobrazeném formuláři postupně zadáte tyto informace:

  1. Název: Pozor, Název Forecastu, resp. jeho kód může obsahovat maximálně 3 znaky - například "F01". Tento kód pak naleznete v modulu Finance v sekci Zobrazení;
  2. Report: Zvolíte report, ve kterém chcete Forecast vypočítat;
  3. Rok: Zvolíte relevantní období;
  4. Měsíc od: Zvolíte měsíc, od kterého se má Forecast počítat. Pro všechny měsíce do tohoto data bude skutečnost rovna Forecastu;
  5. Použité dimenze: Vyberete relevantní dimenze, které má Forecast obsahovat.



Zadání hodnot potvrdíte tlačítkem Uložit.

Forecast


Poté je potřeba do příslušného Forecastu řádky daného reportu.

Forecast

A v posledním kroku je potřeba nadefinovat způsob výpočtu Forecastu.

  1. Proporcionální: V tomto případě bude budoucnost spočítaná jako aritmetický průměr z minulých měsíců.
  2. Částka: V tomto případě bude Forecast spočítán tak, že celková částka za daný rok se bude rovnat zadané hodnotě.
Forecast

Styly


Do reportu si můžete ukládat různé druhy stylů pro konečnou úpravu a vizualizaci Financí/Položky.

  1. Nový Styl
Styly












  1. Vyplníme název stylu
  2. Vyplníme barvy, které budeme chtít, aby styl obsahoval
  3. Podmínka za, které styl bude požit (=, >, <, =>, <=)

Styly lze editovat pomocí světle modré tužky nebo odstraní pomocí hnědého koše.

Styly











Další krok: Grafy