Definice

From Reporting Wiki
Jump to: navigation, search
Definice - přehled záložek


V režimu Definice má uživatel s odpovídající rolí především možnost vytvářet reporty. Jednoduše následujícím postupem:

  • Nejdříve je potřeba report jako objekt vytvořit.
  • Poté lze přistoupit k definici jeho obsahu - tvorbě Řádků

Veškeré vytvořené reporty lze pochopitelně dále modifikovat a jednoduše vytvářet další, z původních odvozené. Kromě tvorby samotných reportů od jejich založení, přes definici řádků až po definici stromu se v režimu Definice nastavují i Účty, Grafy a Forecast

Důležité upozornění:

Pro efektivní postup v rámci definice výše popisovaných struktur doporučujeme kombinovat práci s režimem Import.

Reporty

Nastavení reportů

Vytvoření nebo modifikace reportu:

V této sekci lze vytvářet nové nebo upravovat již vytvořené reporty. Postupně je potřeba do formuláře zadat tyto informace:

  1. Název reportu - automaticky se zobrazí v záhlaví Modulu Finance;
  1. Defaultní hodnota - DropBox. Zde určujete, jaká hodnota být v reportu zobrazena jako výchozí. Na výběr máte tyto hodnoty: Počáteční stav, Má dáti, Dal, Obrat, Konečný stav;
  1. Defaultní úroveň - určuje do jaké úrovně Stromové struktury se bude definice zobrazovat;
  1. Zobrazovat prázdné řádky - ovlivňuje výslednou [[Prezentace]|prezentaci] reportu. Tímto parametrem se řídí, zda se mají řádky bez obsahu skrýt, nebo zobrazit s nulou;
  1. Desetinná místa - určuje počet desetinných míst v reportu. Toto nastavení můžete dodatečně selektivně měnit pro konkrétní řádky v Definici řádků;
  1. Desetinný oddělovač;
  1. Oddělovač tisíců;
  1. Uživatelé - zda se definují přístupová práva uživatelů ke konkrétním reportům;
  1. Poznámka - zde lze zadat krátký popis reportu, který se zobrazí v [[Prezentace]|modulu Finance].














Zadané hodnoty potvrdíte tlačítkem "Uložit". Pomocí tlačítka "Smazat" lze vytvořený report odstranit.



Řádky

Definice řádků

V sekci Řádky po vybrání konkrétního reportu můžete vytvářet nové nebo editovat již vytvořené řádky.

Postupně zde zadáte tyto parametry:

  1. Název řádku - vyplníte systémový název řádku. K tomuto názvu později definujete obsah řádku;
  1. Popis - zde vyplníte Popis řádku, který se bude zobrazovat při prezentaci reportu v modulu Finance;
  1. Vypočítané - uznačuje, zda se jedná vypočítaný ukazatel;
  1. Strom - ovlivňuje, zda daný řádek bude podporovat funkci Outline;
  1. Zobrazit řádek - určuje, zda se daný řádek v reportu bude zobrazovat nebo zůstane skrytý. Skryté řádky typicky slouží jako pomocné řádky pro definici vypočítaných ukazatelů.
  1. Drill to Detail - ovlivňuje, zda daný řádek bude podporovat funkci Drill To Detail;
  1. Odsazení - zde je možné zadat hodnotu v pixelech levé odsazení popisu příslušného řádku;
  1. Desetinná místa - DropBox. Zde lze pro daný řádek nezávisle na obecném nastavení reportu určit počet desetinných míst;
  1. Styly - DropBox. Zda má uživatel na výběr řadu předdefinovaných stylů. Nezávisle může určit styly pro samotné řádky, hodnoty v těchto řádcích, hodnoty pro rozdíly v nominální a procentní hodnotě.






Zadané hodnoty potvrdíte tlačítkem "Uložit". Pomocí tlačítka "Smazat" můžete odstranit dříve vytvořený řádek.

Poznámka:

Definici řádků lze efektivně provést např. v tabulce MS Excel. Výsledné úpravy lze snadno importovat v režimu Import.

Strom

Vytvoření nové vazby

Stromová struktura reportu

Prostřednictvím stromu se definuje samotná strukturu reportu. Vychází přitom z již vytvořených Řádků. Pomocí nadřazených a podřazených vazeb se zde definuje funkcí Outline struktura zobrazení a agregace v úrovních.



Příklad:

Řádek Zisk obsahuje řádek Hrubá Marže. Hrubá marže zase řádky Tržby a Přímé náklady. A řádek Tržby opět obsahuje další řádky Tržby za zboží a Tržby za služby.



Pro vytvoření nejvyššího prvku reportu, v našem případě řádku Zisk, použijeme tlačítko Nová vazba. V zobrazeném formuláři postupně doplníme tyto údaje:

  1. Řádek - Vyplníme relevantní řádek. V našem případě Zisk;
  1. Konstanta - zpravidla se vyplní "1". V případě složitějších požadavků na zobrazení (například pro zohlednění poměrné alokace nákladů) je možné vyplnit alternativně například hodnotu 0,25 pro 25% alokaci;
  1. Hodnota KS - zobrazení stavu - využívá se hlavně pro bilanční reporty (Rozvaha), případně pro zobrazení konečného kumulovaných výsledků (YTD). Lze dodatečně zvolit zobrazení pouze kladných, pouze záporných nebo všech hodnot;
  1. Pořadí - určuje pořadí tohoto řádku v prezentaci Modelu Finance. Zisk je sice nejvyšší úroveň v reportu, ale jako celkový součet jsme zvyklý ho nalézat dole, proto zde zadáme nejvyšší konstantu 1000.



Editace a vytvoření podřazené vazby



Pro editaci již vytvořené vazby použijte funkci Edit.

Pro vytvoření podřazené vazby použijte funkci + Řádek. V našem případě můžeme pod řádek Zisk přidat podřazenou vazbu Hrubá marže.



Editace a vytvoření podřazené vazby



Po použití funkce + Řádek vyplníte ve formuláři tyto informace:

  1. Nadřazený řádek - Tento údaj je již vyplněn;
  1. Řádek - Vyplníme relevantní řádek. V našem případě Hrubá marže;
  1. Konstanta, Hodnota KS - zde platí stejná pravidla. Viz výše;
  1. Pořadí - Opět vyplníme konstantu, která určuje pořadí řádku v prezentaci Modulu Finance.



Definice obsahu reportu

Definice obsahu reportu

Pokud již máme vytvořenou kompletní strukturu reportu, můžeme přejít k definici obsahu. Definice je vždy vázána na konkrétní období, proto je tedy potřeba zvolit příslušný rok. Po vybrání roku pokračujeme funkcí Účty.

V rámci formuláře "Účty" vyplníte postupně tyto informace:

  1. Číslo účtu: Zde postačí zadat počáteční znaky čísla účtu (např. 518) a systém vám automaticky nabídne všechny účty, které začínají příslušnou sekvencí znaků. Následně lze využít funkci "Vybrat vše" a definici můžete hromadně vytvořit pro tuto skupinu účtů;
  1. Konstanta: aplikace standardně zachovává klasickou účetní znaménkovou konvenci. To znamená, že hodnoty na straně Má dáti jsou zobrazovány jako kladné. Naopak hodnoty ze strany Dal jsou zobrazovány jako záporné. Pokud tedy sestavujete výsledkový report, kde chcete výnosy zobrazit kladně a náklady záporně, použijete konstantu -1. Při tvorbě složitějších reportů, jako je poměrná alokace nákladů, můžete také použít poměrné číslo, například 0,25 pro zohlednění 25% kontribuce původní hodnoty;
  1. Dimenze: Obsah řádků můžete efektivně omezit podle jakékoli dimenze obsažené v modulu Finance. Takto můžete efektivně vytvářet například Výkaz zisků a ztrát v účelovém členění, nebo selektivní reporty jako Přehled tržeb po jednotlivých obchodnících.
Definice obsahu reportu




Poznámka:

Definici obsahu reportu lze efektivně provést např. v prostředí MS Excel a výsledné úpravy úspěšně importovat v rámci režimu Import definice řádků.



Pokud chcete provést opravu již vytvořené definice, stačí se stejném formuláři klinout na příslušný řádek. Tento řádek se přenese do horního editovacího řádku, kde můžete provést jeho opravu. Opravu potvrdíte tlačítkem uložit. Pokud chcete daný řádek smazat, stačí ho vlevo označit a poté použít tlačítko Smazat.



Definice obsahu reportu



S vytvořenou definicí reportu můžeme dále pracovat pomocí navazujících funkcí:



  1. Kopírovat strom: automaticky zkopíruje definici z jednoho roku do následujícího;
  1. Smazat účty: smaže celou definici reportu pro daný rok;
  1. Přepočítat report: přepočítá report. Veškeré změna, které jste v reportu provedly, budou po přepočtu zobrazeny v modulu Finance;
  1. Obratová předvaha: vygeneruje standardní report Obratová předvaha z dat, které obsahuje daný report. Pomocí této kontrolní sestavy si můžete snadno a efektivně data z reportu odsouhlasit na účetní data z primárního systému.



Definice obsahu reportu



Účty

Účty

V této sekci získáte přehled o použití všech účtů v jednotlivých reportech.

Po vybrání konkrétního reportu a daného období můžete seznam účtů fulltextově omezit podle čísla účtu nebo jeho názvu.

Poté získáte informaci, kolikrát je daný účet v reportu použit. Po stisknutí tlačítka Export, získáte kontrolní výpis definice reportu. Tento výpis můžete použít pro automatický Import definice řádků.

Pomocí funkce "Edit" otevřete dialogové okno, ve kterém můžete zkontrolovat přiřazení konkrétního účtu k jednotlivým řádkům reportu. V tomto okně také můžete měnit definici reportu způsobem popsaným v definici obsahu reportu. V tomto fomuláři ale naopak přiřazujete jednotlivé řádky reportu k relevantnímu účtu.



Definice účtů



Vypočítané řádky

Vypočítané řádky

V sekci Řádky, po zvolení příslušného reportu, naleznete u řádků označených jako vypočítané, speciální ikonu.

Po stisknutí této ikony otevřete formulář, ve kterém postupně zadáte tyto parametry:

  1. Do dolního stavového řádku zadáte řádek, který chcete použít pro výpočet. Výběr potvrdíte tlačítkem Přidat;
  1. Tímto způsobem s postupně zadáte do formuláře všechny řádky, které potřebujete pro výpočet. Systém Vám pro každou zobrazovanou hodnotu (Má dáti, Dal, Počáteční stav, Konečný stav) a pro každý řádek přidělí speciální konstantu;
  1. Pomocí těchto konstant ve vzorcovém řádku složíte požadovaný vzorec. V tomto případě zde počítáme hrubou marži v %. Výsledný vzorec potvrdíte tlačítkem "Uložit";
  1. Pro složitější vzorce (například doba obrátkovosti zásob) můžete použít speciální konstantu "%NOIDP%", která představuje počet dní v zadaném období (Number Of Days In Period).


Vypočítané řádky



Grafy

Graf

V této sekci lze po vybrání reportu upravovat stávající nebo vytvořit nové Grafy.

V zobrazeném formuláři postupně zadáte tyto atributy:

  1. Název Grafu. Pod tímto názvem jej následně naleznete v modelu Finance v sekci Grafy;
  1. Hodnota - DropBox. Zde vyberete, kterou reportovací hodnotu chcete v grafu zobrazit;
  1. Invertovaný: Zde volíte způsob prezentace na ose X a Y. Bez výběru této funkce bude čas zobrazen na vodorovné ose X;
  1. Legenda: Volíte, zda se má ke garafu zobrazovat Legenda;
  1. Popisy: Volíte, zde se má k osám grafu zobrazovat Popis;
  1. Zde volíte druh grafu;
  1. V dolním stavovém řádku do grafu přidáváte řádky, které chcete v garfu zobrazit. Výběr potvrdíte tlačítkem "Uložit".
  1. Koeficient: Zde můžete (jen pro účely zobrazení v grafu) otáčet znaménko zobrazovaných hodnot. Příklad: Pokud chcete v grafu porovnávat Tržby s Náklady, a Náklady máte v reportu zobrazené se záporným znaménkem, můžete pomocí koeficientu "-1" Náklady zobrazovat v grafu v kladných hodnotách.


Graf



Forecast

Forecast

Do Reporting.cz je možné velmi rychle a jednoduše integrovat více metodami Plány a Forecasty. Více o finančním plánování najdete v samostatné sekci Cash Flow Management. Forecasty slouží ke zpřesnění plánu hospodaření společnosti pro daný rok využitím kombinace plánovaných hodnot a skutečnosti pro období, která již nastala. V této sekci popisujeme jednu z metod modelování Forecastu. S ní lze jednoduše vytvářet nové nebo upravovat stávající Forecasty.



V zobrazeném formuláři postupně zadáte tyto informace:

  1. Název: Pozor, Název Forecastu, resp. jeho kód může obsahovat maximálně 3 znaky - například "F01". Tento kód pak naleznete v modulu Finance v sekci Zobrazení;
  1. Report: Zvolíte report, ve kterém chcete forecast vypočítat;
  1. Rok: Zvolíte relevantní období;
  1. Měsíc od: Zvolíte měsíc, od kterého se má forecast počítat. Pro všechny mesíce do tohoto data bude skutečnost rovna forecastu;
  1. Použité dimenze: Vyberete relevantní dimenze, které má forecast obsahovat.



Zadání hodnot potvrdíte tlačítkem Uložit.

Forecast


Poté je potřeba do příslušného forecastu řádky daného reportu.

Forecast

A v posledním kroku je potřeba nadefinovat způsob výpočtu forecastu.

  1. Proporcionální: V tomto případě bude budoucnost spočítaná jako aritmetický průměr z minulých měsíců.
  1. Částka: V tomto případě bude forecast spočítán tak, že celková částka za daný rok se bude rovnat zadané hodnotě.
Forecast

Další krok: Import